個人情報の取扱について

A.取得・収集する個人情報等の利用目的について

当社は、皆様の個人情報等を下表の各利用目的の範囲内で利用するものとし、利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱う場合は、あらかじめ皆様の同意を取得致します。なお、利用目的の範囲を超えて個人情報を取扱うことが無いように、定期的に運用状況をチェック致します。

情報名 取得情報項目 利用目的 保存期間 廃棄方法
顧客個人情報 氏名、会社住所、会社tel、会社メールアドレス、会社名、部署名、役職名 受託業務、保守、及びこれらに準ずる業務にのみ利用致します。 取得してから3年 データ完全消去、文書裁断処理
受託個人情報 受託個人情報「第三者提供について」を参照ください。 受託業務の遂行のためにのみ利用致します。 指定保存期間 返却又は、データ完全消去、文書裁断処理
取引先個人情報 氏名、住所、tel、メールアドレス、(個人事業主の場合:個人番号) 取引に関連した連絡業務、請求・支払い業務、慶弔・挨拶等の業務、及びこれらに準ずる業務にのみ利用致します。なお、当社とお取引頂いている個人事業主の皆様の特定個人情報については、支払調書の作成のためにのみ利用致します。 取得してから3年 データ完全消去、文書裁断処理
社員個人情報 氏名、住所、tel、税・社会保障関連情報、扶養家族等の情報等 入社後の社員の人事労務管理、給与・健康管理、福利厚生・社会保険への対応、教育研修等の業務遂行、およびこれらに準ずる目的にのみ利用致します。なお、収集した特定個人情報については、雇用・健康・厚生年金保険、医療保険、その他福祉の給付等の社会保障事務、及び源泉徴収等の税務関係事務のためにのみ利用致します。 退職後法定指定保存期間 データ完全消去、文書裁断処理
応募者個人情報 氏名、住所、tel、履歴書・職務経歴書記載事項 書類審査、一次・二次面接や採用合否判定等の応募者選考業務、内定者管理、およびこれらに準ずる目的にのみ利用致します。社員採用、及びこれらに準ずる業務等の遂行にのみ利用致します。 採用者:同上
不採用者:返却
データ完全消去、文書裁断処理
問合せ個人情報 氏名、住所、tel、会社名、所属 問合せに対する連絡・回答、およびこれらに準ずる業務等の遂行にのみ利用致します。 1年間 データ完全消去、文書裁断処理
資料請求者個人情報 氏名、住所、tel、会社名、所属 企業説明会エントリー、学校向け求人票閲覧者からの資料請求への対応業務、およびこれらに準ずる目的にのみ利用致します。 1年間 データ完全消去、文書裁断処理

但し、以下の各事項に該当する場合は、利用目的を公表致しません。

  • ■利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、
    身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • ■利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事業者の権利
    又は正当な利益を害するおそれがある場合
  • ■国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

B.第三者提供について

当社は、取得時に公表した利用目的に従って、次の事業者に頂いた情報を提供致します。

情報名 取引先・社員の特定個人情報
提供先 各税務署・各市区町村
提供目的 税・給与に関する個人番号関係事務のため
提供情報項目 氏名、住所、個人番号、生年月日、役職名、所得金額、控除金額、控除対象配偶者・扶養親族・障害者に関する情報、配偶者の合計所得、国民年金保険料等の金額、生命保険・損害保険料の金額、中途就・退職年月日、支払を受ける者の氏名・住所 等
提供方法 郵送
契約の有無 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の定めによる
情報名 社員の特定個人情報
提供先 日本年金機構(厚生年金保険適用関係等の届書の場合、新宿、墨田、江東、世田谷、北、板橋、練馬、港、渋谷、太田、文京の各区、立川、武蔵野の各市は、東京事務センター)
提供目的 社員の社会保障関係事務(入社・退社手続きを含む。)
提供情報項目 氏名、住所、生年月日、種別、被保険者整理番号、報酬月額、扶養者の有無、取得区分、資格取得年月日、資格喪失年月日、喪失原因、70歳不該当、不該当年月日、配偶者氏名、生年月日、住所、性別(続柄)、電話番号、年収、職業、外国籍、外国人通称名、被扶養者該当・非該当及び理由、その他の被扶養者、氏名、生年月日、同居・別、性別(続柄)、年収、職業、被扶養者該当・非該当及び理由 等
提供方法 郵送
契約の有無 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の定めによる
情報名 特定個人情報
提供先 ハローワーク(公共職業安定所)
提供目的 社員の社会保障関係事務(入社・退社手続きを含む。)
提供情報項目 氏名、被保険者番号、生年月日、性別、住所、取得区分、事業所番号、資格取得年月日、被保険者となったことの原因、賃金額、労働時間、雇用形態、職種、国籍・地域、在留資格・期間、資格外活動許可の有無、喪失原因、離職票交付希望有無、再交付可否、賃金額、労働時間、雇用形態、被保険者で亡くなったことの原因又は氏名変更年月日 等
提供方法 手渡し
契約の有無 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の定めによる

C.個人情報等の委託について

当社は、一定の個人情報等保護管理水準に達していると認めた委託者(当社が許諾した再委託先を含む。)に対し、取得時の利用目的の範囲内で、以下の事務を委託させて頂くことがあります。 但し、書面で事業者の皆様の許諾を得ずに、受託情報を再委託することはありません。

個人情報等名 委託事務の内容
社員個人情報 給与振り込みのため(三菱東京UFJ銀行、りそな銀行)、名刺作成のため、
健康診断受診のため(健康保険組合)

D.開示等の請求等およびその対応方法について

当社は、ご本人又は代理人の方からの利用目的の通知(特定個人情報は、通知請求は受け付けません)、開示、内容の訂正・追加又は削除、利用停止・消去および第三者への提供の停止等のご請求を次の方法で受け付けさせて頂きます。お手数ですが、以下をご参照いただき、手順にしたがってご請求ください。

(1)すべての個人情報の利用目的

「取得・収集する個人情報等の利用目的」を参照ください。但し、以下に該当する場合は、その個人情報の利用目的を本人に通知、公表、明示致しません。

  • ■利用目的を本人に通知又は公表することによって、
    本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • ■利用目的を本人に通知又は公表することによって、
    当該事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
  • ■国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合で、利用目的を本人に通知又は公表することによって、事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  • ■取得の状況からみて利用目的が明らかな場合

(2)開示等の請求先

個人情報保護に関するお問い合わせ窓口
株式会社システムサイト
開示等の請求受付担当:管理部 担当者
電話番号:03-3715-3374

個人情報名 担当窓口 電話番号 メールアドレス
顧客個人情報 各部 03-3715-3374
取引先個人情報 管理部 03-3715-3374
社員個人情報 管理部 03-3715-3374
応募者個人情報 管理部 03-3715-3374
問合せ個人情報 管理部 03-3715-3374
資料請求者個人情報 管理部 03-3715-3374
特定個人情報 管理部 03-3715-3374

※受託個人情報の開示等の請求等については、委託元にお問い合わせください。

(3)開示等の求めに際して提出すべき書面の様式

別途ご提供する「開示等の請求等及び問合せ請求書」をご利用ください。

(4)開示等の請求方法

開示等の請求をされる場合は、個人情報保護に関するお問い合わせ先にご連絡ください。
「開示等の請求等及び問合せ請求書」を送付致します。必要事項を記入の上、上記宛先までご送付下さい。
この方法によらない開示等のご請求(当社に直接お越しいただいた場合も含みます)には応じられませんのでご了承ください。
また、「開示等の請求等及び問合せ請求書」の記載に不備があった場合、またはご本人であることを確認できない場合には、その旨をお伝えし、再請求をご案内致しますが、ご連絡後2週間を経過しても再請求がない場合は、開示等のご請求がなかったものとして取り扱わせて頂きます。

(5)代理人による請求

当社は、開示等の請求等について、未成年者又は成年被後見人の法定代理人又は本人が委任した代理人による請求を受付けます。
(代理人によるご請求の場合は、ご本人が作成した委任状の添付をお願い致します。)

(6)開示等の請求時の本人確認方法について

事件・事故を防止するために、開示等の請求等を受けるける場合には、以下の方法で、請求者がご本人又は代理人であることを確認させて頂きます。
なお、ご提出頂いた資料をもって本人が明確に特定できない場合は、その他の方法で本人確認させて頂く場合があります。

個人情報名 本人確認方法
顧客個人情報 企業名、部署名、氏名、電話番号
取引先個人情報 企業名、部署名、氏名、電話番号
社員個人情報 氏名、住所、電話番号、生年月日、社員番号
応募者個人情報 氏名、住所、電話番号、生年月日
問合せ個人情報 企業名、部署名、氏名、電話番号
資料請求者個人情報 氏名、住所、電話番号、生年月日
特定個人情報 個人番号カードの表面、又は免許証・パスポートの写し、必要な場合は個人番号等

(7)「利用目的の通知」及び「開示」請求に要する手数料と徴収方法

個人情報の利用目的の通知および開示請求に対する手数料は不要です。

(8)請求結果の通知方法

請求結果は、「開示等の請求等及び問合せ請求書」に記載された請求者の氏名及び住所宛に、書面で到達確認ができる郵送方法で通知致します。(ご請求頂いた情報を保有していない場合には、その旨を通知致します。)また、開示等を行わない場合(注)に該当する場合は、その理由を付記して通知します。なお、通知までに日数を要することがありますのでご了承ください。

(9)開示等をお断りする場合

1)受領した情報に不備がある場合等

以下に該当する場合には、再請求をご案内するかご請求に対応することができません。また、再請求のご案内後、2週間を経過しても請求がない場合は、ご請求がなかったものと致しますので、あらかじめ、ご了承ください。

  1. ■受託個人情報に対する開示等のご請求があった場合(個人情報の委託元にお願い致します。)
  2. ■ご提出頂いた開示等に関する申請書に必要事項の記載がない場合
  3. ■開示を希望する当社保有の登録内容と請求書の個人情報が不一致の場合
  4. ■偽造、改ざんした書類と判明した場合
  5. ■代理人からの申請文書にご本人の署名がなかった場合
  6. ■ご本人を確認できない場合
2)利用目的の通知をお断りする場合(個人情報保護法第27条第2項に該当する場合)

以下の場合は、法令の定めにより、個人情報等の利用目的を通知致しません。

  1. ■既に保有個人データの利用目的が公表され、明らかな場合
  2. ■利用目的の通知又は公表により以下のおそれが生じる場合
    ・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する
    ・当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
    ・国の機関等が実施する法令の定める事務に協力する場合で、事務の遂行に支障を及ぼす
3)個人情報等の開示をお断りする場合(個人情報保護法第28条第2項に該当する場合)

以下の場合は、法令の定めにより、個人情報等の利用目的を通知致しません。

  1. ■開示することにより、ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  2. ■開示することにより、当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  3. ■開示することにより、他の法令に違反することとなる場合
4)個人情報等の訂正等をお断りする場合(個人情報保護法第29条第2項に該当する場合)
  1. ■内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
5)個人情報等の利用停止等をお断りする場合(個人情報保護法第30条に該当する場合)
  1. ■保有個人データの利用停止等及び第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合、
    その他の利用停止等を行うことが困難な場合で、本人の権利利益を保護するため
    必要なこれに代わるべき措置をとるとき
6)保有個人情報に該当しない場合

以下の場合は、保有個人情報に該当しないため、対応を差し控えさせて頂きます。

  1. ■当該個人情報等の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、
    身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
  2. ■当該個人情報等の存否が明らかになることによって、
    違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
  3. ■当該個人情報等の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、
    他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は
    他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
  4. ■当該個人情報等の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は
    捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの

利用の停止又は消去、第三者への提供の停止(法27条第2項)のご請求に対して、対応した場合はその旨、その内容を、対応を取らない又は異なった対応を取る場合には、その旨、その理由を付してご回答致します。

7)その他

このほかにも、開示等の請求等への対応を行わない旨を決定した場合には、その理由を付してご回答致します。

E. 開示等の請求先・個人情報等の取扱いに関する苦情の申し出先

個人情報保護に関するお問い合わせ窓口
株式会社システムサイト
開示等の請求受付担当:管理部 担当者
電話番号:03-3715-3374
メールアドレス:

当社は、開示等の請求および個人情報等の取扱いに関する本人からの苦情及び相談に適切かつ迅速に対応するために、以下の担当窓口を開設致します。

個人情報名 担当窓口 電話番号 メールアドレス
顧客個人情報 各部 03-3715-3374
取引先個人情報 管理部 03-3715-3374
社員個人情報 管理部 03-3715-3374
応募者個人情報 管理部 03-3715-3374
問合せ個人情報 管理部 03-3715-3374
資料請求者個人情報 管理部 03-3715-3374
特定個人情報 管理部 03-3715-3374

【認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先】

認定個人情報保護団体の名称

一般財団法人日本情報経済社会推進協会

苦情の解決の申出先

個人情報保護苦情相談室

住所

〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内

電話番号

03-5860-7565
0120-700-779
«当社の業務に対する問い合わせ先ではございませんのでご注意ください»